Entscheidungshilfen bei der Anschaffung einer Speditionssoftware
Investitionen in die Bereiche Speditionssoftware sind kein Selbstzweck, sondern ein Instrument zur Optimierung von Arbeitsprozessen und damit eine Steigerung der Produktivität.
Durch einfachste Bedienung, schnellste Auftragseingabe, Automatisierung sich ständig wiederholender Arbeitsabläufe, macht sich eine gutes Speditionsprogramm schnell bezahlt.
Die monatliche Kosteneinsparung liegt regelmäßig höher, als man mit dem Einsatz eines LKW erwirtschaften kann.
Die gewonnene Zeit kann produktiver und somit gewinnbringender eingesetzt werden.
Vor Anschaffung einer Softwarelösung sind im eigenen Unternehmen die administrativen Arbeitsabläufe zeitgenau zu analysieren.
Es gibt die unterschiedlichsten Programme im Angebot, von ca. Euro 500 angefangen bis Euro 50.000 und mehr. Manche verdienen die Bezeichnung Speditionssoftware nicht.
Die Entscheidung, welche Speditionssoftware für den jeweiligen Anwender die richtige und wirtschaftlichste ist, gestaltet sich oft schwierig, ist häufig aber einfacher zu treffen, als man glaubt. Sie hat mit dem Anschaffungspreis nur wenig zu tun, sondern nur damit, wie schnell sich der Einsatz einer Softwarelösung bezahlt macht und ob die in der Software vorhandenen Leistungsmerkmale den notwendigen Bedarf im Unternehmen abdecken.
Später nicht genutzte und deshalb überflüssige Leistungsmerkmale, sind ebenso schädlich wie der Umstand, dass erforderliche Leistungsmerkmale, die die Kosten durch Zeitgewinn senken, in der Software nicht enthalten sind.
Der wichtigste Faktor und beste Vergleichsindikator ist der erzielte Zeitgewinn, verbunden mit einer einfachen übersichtlichen Bedienung, unter Berücksichtigung evtl. entstehender Folgekosten.
Wir empfehlen wie folgt vorzugehen:
Ermitteln Sie exakt den Zeitaufwand den Sie für die administrative Abwicklung eines Transportauftrages in Ihrem Unternehmen momentan benötigen
Auftragseingang
Auftrag anlegen
Dem Kunden den Auftrag per Fax mit den eigenen Geschäftsbedingungen (Standgeldreglung / Palettentausch / Fahrzeugbesonderheiten usw.) bestätigen (ist Werbung und sorgt für Rechtssicherheit)
Entfernung ermitteln
Disposition
Auftragsübermittlung an Fahrer / Frachtführer -, Transportauftrag erstellen oder per Telematik, SMS/MMS, Fax, usw.
Frachtpapiererstellung, Abholschein, Frachtbrief oder andere Begleitpapiere
Rechnungserstellung
Gutschriftserstellung oder Überprüfung einer Unternehmereingangsrechnung incl. Zuordnung zum Auftrag
Kontierung der Ausgangsrechnung und evtl. der Eingangsrechnung
Überprüfen Sie den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe einer Ausgangsrechnung / Eingangsrechnung in Ihre Buchhaltung incl. Kontierung bei sich oder Ihrem Steuerberater
Ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie benötigen, um die Umsätze eines bestimmten LKW und aller LKW sowie eines bestimmten Kunden und aller Kunden innerhalb der letzten 30 Tage zu erhalten
Stellen Sie fest, wie hoch der prozentuale Anteil einzelner Kunden am Gesamtumsatz ist um die unternehmerische Abhängigkeit von einzelnen Kunden zu überprüfen
Stellen Sie fest, welche Menge Sie in einem bestimmten Zeitraum von welcher Ware transportiert haben, um die unternehmerische Abhängigkeit zu einzelnen Branchen zu überprüfen (z.B. zuviel Stahl- oder zuviel Autoindustrie)
Ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie benötigen, den erzielten Brutto- Speditionsgewinn bei der Auftragsvermittlung im letzten Monat je Mitarbeiter festzustellen
Ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie benötigen, um festzustellen welche Relation Ihnen welche Umsätze gebracht haben
Stellen Sie fest, wie lange Sie benötigen, um zu ermitteln, welche Mautkosten für einen bestimmten, beliebigen Transport, exakt angefallen sind und stellen diesen Betrag in Bezug zum entsprechenden Auftrag
Ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie benötigen, um festzustellen wie hoch die Summe der Aufträge ist, die noch nicht abgerechnet wurden und wie alt diese Aufträge sind
Wie viel Zeit benötigen Sie momentan, um festzustellen, wann Ihre Außenstände fällig sind?
Diese Zeitwerte sind mit der Anzahl Ihrer monatlichen Aufträge und mit einem üblichen Stundensatz zu multiplizieren.
Sie werden sich wundern, wie hoch der Zeitaufwand für diese administrativen Vorgänge ist.
Im Ergebnis erhalten Sie die Summe, die Sie monatlich einsparen können bzw. die Zeit, die Sie für Ihr Unternehmen gewinnbringender einsetzen können.
Mit diesem Ergebnis können Sie nun bei einer Softwarevorführung vergleichbare Aufträge abwickeln, die oben beschriebenen Auswertungen abrufen und feststellen, ob und wie viel Zeit beim Einsatz dieser Software eingespart werden kann.
Nur so lassen sich die unterschiedlichen Softwarelösungen und auch die Softwarepreise vergleichen.
Sie werden feststellen, dass durch den Einsatz einer guten Speditionssoftware hohe Kostenreduzierungen möglich sind.
Wenn Sie insgesamt für diese Arbeiten ca. 2-3 Minuten brauchen, sind Sie bestens organisiert.
Sollten Sie jedoch länger als 10 Minuten benötigen, wird es Zeit, für Änderungen zu sorgen.
Sie vergeuden zu viel Zeit, haben zu hohe Kosten. Kunden bzw. Kunden – Akquisition, somit der Ausbau Ihrer Geschäfte werden vernachlässigt. Sie sind personell überbesetzt oder nutzen zu häufig schlecht bezahlte Angebote aus Laderaumbörsen, weil Sie es versäumt haben, sich aus Zeitgründen ein Partnernetzwerk aufzubauen und Ihre Geschäfte weiter zu entwickeln.
Wenn Sie nun mit diesem Kenntnisstand Originalversionen (von Demo-Versionen haben Sie nichts, Sie sehen nur schöne Bilder) einiger Anbieter, mit einer oder mehreren Auftragseingaben (z.B. per Fernwartung) testen (lassen Sie sich unbedingt für die Aufträge, die Sie selbst eingegeben haben, die fertigen oben beschriebenen Auswertungen zeigen) und das Gefühl haben, die Speditionssoftware mit geringem Schulungsaufwand (2 bis 3 Std. per Fernwartung müssen ausreichen) und etwas Übung bedienen zu können, haben Sie Ihr Speditionsprogramm gefunden.
Eine gute Softwarelösung zeichnet sich durch geringen, möglichst kostenfreien Schulungsaufwand aus.
Wenn ein Softwareanbieter von der einfachen Bedienung seiner Anwendung überzeugt ist, wird er die Schulung auch kostenlos anbieten.
Die Folgekosten, z.B. bei der Neueinstellung von Personal oder bei der Einführung neuer Leistungsmerkmale der Software (Upgrade), können sonst enorm sein. Die Anschaffungskosten können sich merklich erhöhen.
Die Auftragseingabe sollte nicht länger als maximal 2 Minuten dauern.
Anschließend, müssen die obigen Ergebnisse, ohne jegliche weitere Konfiguration der Software, auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.
Sie wissen nun, wie schnell sich der Softwareeinsatz amortisiert, welche Softwarelösung Ihnen den höchsten Zeitvorteil bringt.
Diese Softwarelösung ist unabhängig vom Anschaffungspreis auch die günstigste.
Übrigens:
Unsere Speditionssoftware Logistik 3000 – Das Speditionsprogramm – liefert alle hier beschriebenen Daten sofort nach Auftragseingabe, mit einem Klick.
Die Auftragseingabe dauert ca. 1 Minute je Auftrag.
Unsere Softwareschulungen sind kostenlos.
Klein – und mittelständische Unternehmen (bis etwa 100 LKW oder ca. 10 Büroarbeitsplätze) sollten auf Softwarelösungen, für die ein Seminar oder tageweise Schulung angeboten wird, unserer Meinung nach verzichten.
Sie erkennen daran, dass man von einer einfachen Bedienung nicht mehr sprechen kann. Neue Mitarbeiter und auch neue Leistungsmerkmale (Upgrade) der jeweiligen Software, erzeugen so auch häufig neue Schulungskosten.
Oft bleiben viele der angebotenen Leistungsmerkmale im hektischen Alltagsgeschäft ungenutzt.
Zu viele dieser Leistungsmerkmale sind unnötiger Ballast, machen die Bedienung, Schulung, Softwarepflege aufwendiger und somit teurer im täglichen Einsatz.
Weniger ist oft mehr. Einfache, leicht erlernbare Bedienung, kurze - möglichst kostenlose - Schulungszeiten sind wichtiger.
Die wichtigsten Leistungsmerkmale sind in obiger Liste bereits aufgeführt.
Folgende Leistungsmerkmale sollten zusätzlich vorhanden sein
Entfernungswerk und Kostenauswertung / Kostenermittlung LKW
Datenschnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware bzw. zur Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters ist ebenso zwingend erforderlich wie wirtschaftlich. Unbedingt gehört eine automatisierte Kontierung der Debitoren und Kreditoren in der Speditionssoftware dazu. Hierdurch werden Kosten kontinuierlich gesenkt.
Nützliche zusätzliche Leistungsmerkmale sind u.a. auch die Verwaltung der LKW – Prüftermine
Anzeige der Fälligkeitstermine Ihrer Rechnungen.
Lernfähiges Preismodul
Abrechnungskontrolle der nicht abgerechneten Transporte
Weiterhin sollte die Software über flexible Möglichkeiten der Auftragsübermittlung an den Fahrer / Frachtführer verfügen (Fax, SMS / MMS, Telematik, E-Mail, PDF usw.)
Eine Fax-Schnittstelle mit automatischer Übermittlung der Fax-Nr. spart täglich Zeit
Werden Extras wie automatische Lagereingangsbuchung / Ausgangsbuchung benötigt?
Ist eine automatische Lademittelverwaltung erforderlich?
Sind ausländische Geschäftspartner vorhanden? (dann sollte eine Auftragsbestätigung oder ein Transportauftrag in entsprechender Fremdsprache automatisch erzeugt werden können)
Wird ein Warenhandel betrieben? (Wareneinkauf / Verkauf)
Nützliche Extras:
Ist eine Gruppierung der Auftraggeber oder Frachtführer nach frei wählbaren Kriterien (z.B. Relation, Standort, Fahrzeugart oder sonstigen Eigenschaften) mit entsprechenden Filterkriterien vorhanden? (praktisch, wenn man relationsbezogen einem Geschäftspartner z.B. LKW zur Rückladung avisieren möchte)
Können Maut-Daten importiert werden?
Können Tank- Daten importiert werden?
Sind Schnittstellen zu Excel, Word usw. vorhanden?
Kann eine CSV - Datei für fällige Rechnungen erzeugt werden, um die Daten evtl. externen kostenlosen Mahndiensten zu übermitteln?
Es ist in jedem Fall der Abschluss eines Softwarepflegevertrages zu empfehlen.
Er gibt Ihnen die erforderliche Sicherheit, ständigen kostenlosen Support bei auftretenden Problemen, sorgt für die Lauffähigkeit der Software auch in der Zukunft und hält die Software auf aktuellem Stand.
Ein Verzicht auf einen Softwarepflegevertrag ist für den Anwender in allen Fällen die teurere Lösung
Softwarepreise
In aller Regel sind die Preise abhängig vom Leistungsumfang und von der Anzahl der Arbeitsplätze (Anzahl der Lizenzen). Die erste Lizenz (Serverlizenz) ist immer die teuerste. Jede weitere Arbeitsplatzlizenz erhält man meistens günstiger.
Bei dem hier beschriebenen Leistungsumfang sollte man grob mit Kosten von durchschnittlich knapp ca. 3.000,00 Euro je Arbeitsplatz kalkulieren, wenn mehrere Lizenzen benötigt werden. (Ab ca. 3 Lizenzen wird es oft etwas günstiger)
Letztes Entscheidungskriterium sollte jedoch nicht der Preis sondern Schnelligkeit der Auftragseingabe und Auftragsabwicklung, verbunden mit den zu Ihrem Unternehmen passenden Leistungsumfang der Software sein.
Die Kosten für einen unbedingt erforderlichen Softwarepflegevertrag schwanken stark. Sie sind auch abhängig vom Leistungsumfang.
Als Faustregel kann jedoch von jährlichen Folgekosten von etwa Euro 600,00 je Lizenz bei Mehrfachlizenzen ausgegangen werden.
Setzt man diese Kosten in Bezug zu den zeitlichen Einsparungen, wird schnell klar, dass es kaum eine Investition gibt, die sich schneller amortisiert.
Aus diesem Grund ist eine schnelle Auftragseingabe, übersichtliche und einfache Bedienung und anschließende Automatisierung möglichst aller Vorgänge ohne zusätzliche Konfiguration wichtiger, als die meisten zusätzlichen Leistungsmerkmale die am Markt angeboten werden, schön anzusehen sind aber keinen wirtschaftlichen Vorteil bringen.
Wenn nicht vorhanden, sollten Sie zusätzlich über die Anschaffung einer guten Telematiklösung unbedingt nachdenken.
Wenn Sie unsere Speditionssoftware Logistik 3000 – Das Speditionsprogramm - online testen möchten, Sprechen Sie mit uns einen Termin ab und klicken hier.
Übrigens: 
